Digitalisierung im E-Handwerk

ZUGFeRD

ZUGFeRD ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) branchenübergreifende Datenformat für den Rechnungsdatenaustausch. Dieses Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnung und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichenden Norm EN16931.

Eingesetzt werden kann das hybride Rechnungsformat im B2B-, im B2G-, und im B2C-Geschäftsverkehr.

Hybrides Rechnungsformat:

Es werden strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) integriert. Das PDF stellt die Sichtkomponente der Rechnung dar. Das XML stellt ein inhaltliches Mehrstück derselben Rechnung innerhalb des PDFs da. Somit kann eine elektronische Verarbeitung der Rechnung, nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem, problemlos ermöglicht werden.

Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnung, der von der KoSIT, Koordinierungsstelle für IT Standards, entwickelt und bereitgestellt wurde.

XRechnung ist der Standard zur elektronischen Rechnungserstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Gemäß des Beschlusses des IT-Planungsrates vom 22.06.2017 ist XRechnung für die Umsetzung der bereits in ZUGFeRD erwähnten EU Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland.

Besonderheit: Leitweg-ID

Die Leitweg-ID soll die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen. Um die Akzeptanz und Handhabbarkeit sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für ihre Dienstleister und deren Serviceanbieter zu optimieren, haben sich Bund und Länder im Rahmen des Betriebs des Standards XRechnung auf eine einheitliche Systematik geeinigt.

Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1 basiert ebenso wie die XRechnung auf der Norm EN 16931. Das ZUGFeRD 2.1 Profil EN 16931 nimmt alle Anforderungen der EN 16931 in sich auf. Die XRechnung definiert auf nationaler Ebene zusätzlich zu den Anforderungen der EN 16931 noch 21 nationale Geschäftsregeln. Die XRechnung erfüllt die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. ZUGFeRD wurde speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt und nimmt mit der Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung in sich auf.

Die EU-Richtlinie verpflichtet lediglich die öffentlichen Auftraggeber im sogenannten oberschwelligen Vergabebereich zum Empfang sowie zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen.

Im E-Rechnungsgesetz des Deutschen Bundes entfällt allerdings die Beschränkung auf oberschwelligen Vergaben, so dass auch für alle anderen Aufträge unterhalb eines bestimmten Schwellenwertes elektronische Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen. Die E-Rechnungs-Verordnung geht noch einen Schritt weiter und verpflichtet ab dem 27.11.2020 – von einzelnen Ausnahmen abgesehen – zur elektronischen Rechnungsstellung an den Deutschen Bund. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung entfällt insbesondere, wenn es sich bei dem Auftrag um einen sog. Direktauftrag handelt (bis zu einem Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer). Somit gilt zumindest für öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Deutschen Bundes, dass ab einem Auftragswert von 1.000 € eine elektronische Rechnung verpflichtend gesendet als auch empfangen und verarbeitet werden muss.

Der elektronische Rechnungsaustausch eröffnet enorme Einsparungspotenziale. Diese resultieren aus der Verbesserung von Prozessen und unternehmensinternen Abläufen. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch lassen sich manuelle Aufwände reduzieren und Medienbrüche vermeiden. Der Return on Investment stellt sich dabei zumeist innerhalb relativ kurzer Zeit ein.

Ihre Vorteile:

  • Ein Beitrag für eine verbesserte CO2-Bilanz
  • Optimale Nutzung von Skontofristen durch verkürzte Durchlaufzeiten
  • Keine herkömmliche Aktenablage in Papierform notwendig
  • Rechnungen können direkt elektronisch geprüft und weiterverarbeitet werden
  • Als PDF-/ZUGFeRD-Dokument jederzeit lesbar, druckbar und speicherbar
  • Revisionssichere Archivierung natürlich GoBD-konform
  • Saubere Kostenzuordnung auf Ihre jeweiligen Projekte
  • Zeitersparnis durch optimierte Monats- und Jahresabschlüsse

Um erfolgreich auf E-Invoicing umzustellen, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten auch unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das übliche Projektvorgehen bei der Umstellung auf E-Invoicing setzt sich aus folgenden Phasen zusammen:

  • Analyse der IST-Prozesse
  • Identifizierung von Optimierungspotenzialen
  • Ableitung von SOLL-Prozessen
  • Anbieterauswahl

Das Changemanagement erfolgt projektbegleitend, um zu gewährleisten, dass die neuen Komponenten letztlich durch alle Mitarbeiter akzeptiert und genutzt werden. Idealerweise werden bei dieser Umsetzung auch Potenziale in der Optimierung des Zusammenspiels zwischen Einkauf und Rechnungswesen gehoben.

ebInterface ist der österreichische Standard für die E-Rechnung mit Vorzeigecharakter auf internationaler Ebene. Der maschinenlesbare elektronische Standard auf Basis XML (Extensible Markup Language) ermöglicht die vollautomatische Rechnungserstellung bzw. den vollautomatischen Rechnungseingang („strukturierte E-Rechnung“).

Entwicklung und Versionen
Der Standard wird bereits seit 2009 von AUSTRIAPRO im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich entwickelt und vom Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort gefördert. Er steht insbesondere für FIBU- bzw. ERP-Softwareherstellern sowie alle Interessierten kostenlos für die Implementierung zur Verfügung.

Seit 15.5.2020 ist Version 6.0 verfügbar, die sowohl die Anforderungen aus der Europäischen Norm EN 16931-1 als auch die neuesten Anforderungen der Softwarehersteller berücksichtigt. Frühere Versionen von ebInterface sind jedoch nach wie vor gültig und in Verwendung.

Nähere Informationen bei AUSTRIAPRO:
https://www.wko.at/service/netzwerke/Austriapro.html

Wenn Sie mehr erfahren möchten: Willkommen bei FeRD (ferd-net.de)

Was ist ZUGFeRD? – als Kurzvideo: 

Dauer: 3:47 Minuten 

Schnittstellen

Mit der Schnittstelle OCI, greifen Sie einfach aus Ihrem System heraus direkt auf die Artikeldaten Ihres Fachgroßhändlers zu. So erstellen Sie Ihren eigenen, individuellen Warenkorb und setzen diesen dann für die elektronische Weiterverarbeitung in Ihrem System ein.

Die IDS (Integrierte Daten-Schnittstelle) macht es möglich, die Artikel aus dem Onlineshop Ihres Fachgroßhändlers direkt in Ihre Handwerkersoftware zu integrieren. Hier sind beide Wege möglich, vom Großhandel zu Ihnen oder/und von Ihnen zum Großhandel. 

Drei Anwendungsmöglichkeiten:

1. Warenkorb senden: Sie erstellen in Ihrer Handwerkersoftware eine Bestellung und übertragen die Daten zur Weiterverarbeitung in den Onlineshop Ihres Großhändlers

2. Warenkorb empfangen: Sie erstellen einen Warenkorb im Onlineshop und übertragen die Daten in Ihre Handwerkersoftware zur Weiterverarbeitung.

3. Artikel Deep-Link: Sie können tagesaktuelle Artikelinformationen wie z.B. Preise, Verfügbarkeit, etc. direkt aus Ihrer Handwerkersoftware in dem Onlineshop Ihres Großhändlers abrufen.

Ihre Vorteile:
– Schnelle Beschaffungsprozesse
– Zeit- und Kostenersparnis
– Vermeidung doppelter Dateneingabe
– Minimierung der Fehlerquote
– Arbeiten aus einer Software heraus
– Aktuelle Artikelinfos (Deep-Link)

Über die UGL-Schnittstelle Ihrer Software können Sie alle Einkaufsprozesse direkt anstoßen. Das heißt, Sie können Ihre Anfragen und Bestellungen direkt aus Ihrer Software in das EDV-System Ihres Fachgroßhändler übertragen. 

Im Gegenzug können Sie Angebote, Auftragsbestätigungen, Lieferscheine und Rechnungen jederzeit im UGL-Format in Ihre Software einlesen, ohne diese zu verlassen.

Ihre Vorteile:
– Reduzierung der Beschaffungskosten
– Senkung von Druck- bzw. Faxkosten
– Minimierung der Fehlerquote
– Zeitersparnis

Voraussetzung: aktuelle Artikelstammdaten Ihres Großhändlers (Datanorm)

Die Datanorm ist ein gängiges Stammdatenaustauschformat zwischen Großhändler und Handwerker. Unsere Großhändler stellen Ihnen den gesamten Artikelstamm mit Ihren persönlichen EK-Preisen bereit. Dies ermöglicht Ihnen aktuell, gepflegte Preis und Artikeldaten und erspart die Artikelstammdatenpflege.

Datanorm Online bietet Ihnen die Möglichkeit, Ihre Stammdatenpflege direkt aus Ihrer Handwerkersoftware zu importieren.

Visualisierung der Schnittstellen

OCI und IDS Erklärung als Kurzvideo: 

Dauer: 1:38 Minuten 

Software - Dienstleister

Folgt…

Kontakt zu Ihrem Fachgroßhändler

Finden Sie hier den Weg zu dem richtigen Ansprechpartner bei Ihrem Fachgroßhändler: 

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