ZUGFeRD ist das vom Forum elektronische Rechnung Deutschland (FeRD) branchenübergreifende Datenformat für den Rechnungsdatenaustausch. Dieses Datenformat basiert auf der Richtlinie 2014/55/EU vom 16. April 2014 über die elektronische Rechnung und auf der am 28. Juni 2017 veröffentlichenden Norm EN16931.

Eingesetzt werden kann das hybride Rechnungsformat im B2B-, im B2G-, und im B2C-Geschäftsverkehr.

Hybrides Rechnungsformat:

Es werden strukturierte Rechnungsdaten im XML-Format in einem PDF-Dokument (PDF/A-3) integriert. Das PDF stellt die Sichtkomponente der Rechnung dar. Das XML stellt ein inhaltliches Mehrstück derselben Rechnung innerhalb des PDFs da. Somit kann eine elektronische Verarbeitung der Rechnung, nach Implementierung in das unternehmensspezifische Softwaresystem, problemlos ermöglicht werden.

Die XRechnung ist ein Datenaustauschstandard für elektronische Rechnung, der von der KoSIT, Koordinierungsstelle für IT Standards, entwickelt und bereitgestellt wurde.

XRechnung ist der Standard zur elektronischen Rechnungserstellung bei öffentlichen Auftraggebern. Gemäß des Beschlusses des IT-Planungsrates vom 22.06.2017 ist XRechnung für die Umsetzung der bereits in ZUGFeRD erwähnten EU Richtlinie 2014/55/EU in Deutschland.

Besonderheit: Leitweg-ID

Die Leitweg-ID soll die Adressierung und ggf. Weiterleitung der eingegangenen elektronischen Rechnung zu den nachgelagerten Rechnungsbearbeitungssystemen der angeschlossenen Verwaltungseinheiten ermöglichen. Um die Akzeptanz und Handhabbarkeit sowohl für öffentliche Auftraggeber als auch für ihre Dienstleister und deren Serviceanbieter zu optimieren, haben sich Bund und Länder im Rahmen des Betriebs des Standards XRechnung auf eine einheitliche Systematik geeinigt.

Die Datenstruktur von ZUGFeRD 2.1 basiert ebenso wie die XRechnung auf der Norm EN 16931. Das ZUGFeRD 2.1 Profil EN 16931 nimmt alle Anforderungen der EN 16931 in sich auf. Die XRechnung definiert auf nationaler Ebene zusätzlich zu den Anforderungen der EN 16931 noch 21 nationale Geschäftsregeln. Die XRechnung erfüllt die spezifischen Anforderungen der deutschen Verwaltung. ZUGFeRD wurde speziell nach den Bedürfnissen der Wirtschaft entwickelt und nimmt mit der Veröffentlichung von ZUGFeRD 2.1.1 im Profil XRechnung auch die spezifischen Anforderungen der Verwaltung in sich auf.

Die EU-Richtlinie verpflichtet lediglich die öffentlichen Auftraggeber im sogenannten oberschwelligen Vergabebereich zum Empfang sowie zur Verarbeitung von elektronischen Rechnungen.

Im E-Rechnungsgesetz des Deutschen Bundes entfällt allerdings die Beschränkung auf oberschwelligen Vergaben, so dass auch für alle anderen Aufträge unterhalb eines bestimmten Schwellenwertes elektronische Rechnungen empfangen und verarbeitet werden müssen. Die E-Rechnungs-Verordnung geht noch einen Schritt weiter und verpflichtet ab dem 27.11.2020 – von einzelnen Ausnahmen abgesehen – zur elektronischen Rechnungsstellung an den Deutschen Bund. Die Pflicht zur elektronischen Rechnungsstellung entfällt insbesondere, wenn es sich bei dem Auftrag um einen sog. Direktauftrag handelt (bis zu einem Auftragswert von 1.000 € ohne Umsatzsteuer). Somit gilt zumindest für öffentliche Aufträge mit Beteiligung des Deutschen Bundes, dass ab einem Auftragswert von 1.000 € eine elektronische Rechnung verpflichtend gesendet als auch empfangen und verarbeitet werden muss.

Der elektronische Rechnungsaustausch eröffnet enorme Einsparungspotenziale. Diese resultieren aus der Verbesserung von Prozessen und unternehmensinternen Abläufen. Durch den elektronischen Rechnungsaustausch lassen sich manuelle Aufwände reduzieren und Medienbrüche vermeiden. Der Return on Investment stellt sich dabei zumeist innerhalb relativ kurzer Zeit ein.

Ihre Vorteile:

• Ein Beitrag für eine verbesserte CO2-Bilanz
• Optimale Nutzung von Skontofristen durch verkürzte Durchlaufzeiten
• Keine herkömmliche Aktenablage in Papierform notwendig
• Rechnungen können direkt elektronisch geprüft und weiterverarbeitet werden
• Als PDF-/ZUGFeRD-Dokument jederzeit lesbar, druckbar und speicherbar
• Revisionssichere Archivierung natürlich GoBD-konform
• Saubere Kostenzuordnung auf Ihre jeweiligen Projekte
• Zeitersparnis durch optimierte Monats- und Jahresabschlüsse

Um erfolgreich auf E-Invoicing umzustellen, bedarf es neben der Auswahl von technischen Komponenten auch unternehmensinternen Anpassungen. Zu den technischen Komponenten gehören neben einem elektronischen Rechnungseingang zusätzlich der digitale Rechnungsworkflow sowie ein revisionssicheres elektronisches Archiv. Das übliche Projektvorgehen bei der Umstellung auf E-Invoicing setzt sich aus folgenden Phasen zusammen:

• Analyse der IST-Prozesse
• Identifizierung von Optimierungspotenzialen
• Ableitung von SOLL-Prozessen
• Anbieterauswahl

Das Changemanagement erfolgt projektbegleitend, um zu gewährleisten, dass die neuen Komponenten letztlich durch alle Mitarbeiter akzeptiert und genutzt werden. Idealerweise werden bei dieser Umsetzung auch Potenziale in der Optimierung des Zusammenspiels zwischen Einkauf und Rechnungswesen gehoben.

ebInterface ist der österreichische Standard für die E-Rechnung mit Vorzeigecharakter auf internationaler Ebene. Der maschinenlesbare elektronische Standard auf Basis XML (Extensible Markup Language) ermöglicht die vollautomatische Rechnungserstellung bzw. den vollautomatischen Rechnungseingang („strukturierte E-Rechnung“).

Entwicklung und Versionen
Der Standard wird bereits seit 2009 von AUSTRIAPRO im Auftrag der Wirtschaftskammer Österreich entwickelt und vom Bundesministerium für Digitalisierung und Wirtschaftsstandort gefördert. Er steht insbesondere für FIBU- bzw. ERP-Softwareherstellern sowie alle Interessierten kostenlos für die Implementierung zur Verfügung.

Seit 15.5.2020 ist Version 6.0 verfügbar, die sowohl die Anforderungen aus der Europäischen Norm EN 16931-1 als auch die neuesten Anforderungen der Softwarehersteller berücksichtigt. Frühere Versionen von ebInterface sind jedoch nach wie vor gültig und in Verwendung.

Nähere Informationen bei AUSTRIAPRO:
https://www.wko.at/service/netzwerke/Austriapro.html